Blog

underline1.png

Cele trei ancore ale performanței în managementul stocurilor

Succesul unei firme pe termen lung este în mare măsură determinat de abilitatea conducerii companiei de a imagina și pune în aplicare un plan de dezvoltare care să asigure și să utilizeze eficient resursele (umane, materiale, financiare și înformaționale) în condițiile în care echilibrul firmei și siguranța afacerii sunt atent monitorizate.

Generalități

Un loc central în planificarea activității – atât pe termen lung cât și pe termen mediu – îl ocupă stabilirea obiectivelor pentru fiecare sector de activitate în parte. Plecând de la experiența mea pot să afirm că atunci când vorbim de managementul stocurilor mulți manageri au dificultăți în a stabili care sunt obiectivele și implicit indicatorii de performanță care trebuie să ghideze această activitate.

Un management defectuos al stocurilor are multe efecte negative : pierderea unor clienți, reducerea vânzărilor, deschiderea unor portițe pentru atacul concurenților, reduceri ale profitului firmei, imobilizarea unor resurse cu consecințe uneori grave asupra fluxului de numerar, îngreunarea derulării operațiunuilor firmei.

Deși pot fi definiți mulți indicatori de performanță în managementul stocului, în opinia mea este suficient să urmărim cu atenție trei dintre ei, pe care îi consider cei mai importanți: gradul de onorare a comenzilor, rotația stocurilor și valoarea stocurilor neperformante. Deși simplu în aparență, controlul performanței poate deveni deosebit de complex dacă ținem cont că firmele lucrează cu stocuri de materie primă, semifabricate și produse finite și de multe ori mărfurile sunt repartizate în mai multe depozite regionale iar oferta firmei poate fi uneori foarte largă și dinamică în structură. În plus indicatorii sunt influențați de particularitățile procesului de aprovizionare, de capacitatea firmei de a susține stocul dar și de etapa pe care o parcurge o anumită grupă de produse (indicatorii sunt diferiți la un produs care este proaspăt lansat pe piață în comparație cu un produs matur sau aflat în declin, unde previziunile de vânzări pot fi facute cu mai multă acuratețe iar vânzarile se supun mai bine legilor statisticii).

  1. Gradul de onorare a comenzilor

Gradul de onorare a comenzilor este probabil cel mai important indicator de performanță în managementul stocurilor. Consider că scopul pentru care o firmă ține stocuri este de a asigura o o foarte bună disponibilitate a produselor comandate de clienți  dar și o bună disponibilitate a materiilor prime pentru desfășurarea producției acolo unde este cazul. Este ușor de intuit că gradul de onorare a comenzilor exprimă această disponibilitate și prin urmare este o măsură a modului în care managementul stocurilor își îndeplinește funcția.

 Gradul de onorare este exprimat de obicei sub forma procentuală și se calculează ca raport între valoarea facturilor emise către clienți și valoarea comenzilor primite care au stat la baza livrărilor, valorile fiind exprimate în prețuri echivalente. Este important de subliniat că trebuie să existe o corespondență strictă între facturi și comenzi, în sensul că la numitor trebuie să fie valoarea tuturor comenzilor pentru care s-au emis facturi și numai atât. În general acest indicator trebuie urmărit lunar dar în perioade de criză sau în cazul în care apar schimbări semnificative ale proceselor logistice poate fi măsurat săptămânal sau chiar zilnic.

Este nevoie de multă atenție pentru a înlătura factorii care alterează valoarea indicatorului. Acești factori sunt specifici activității și formei de organizare dar sunt comuni pentru multe firme. De exemplu pot apărea comenzi repetate ale clienților, care comandă un produs pâna când le este livrat și care pot fi inregistați de exemplu într-o lună cu comenzi de 500 de unități dintr-un produs deși cererea reală este de doar 100 de unități. Un alt exemplu poate fi neonorarea unei comenzi din cauza blocării clientului pentru neplata facturilor deși marfa este disponibilă în stoc. Ceea ce vreau să subliniez este că sunt multe modalități prin care gradul de onorare poate fi alterat și acestea trebuie tratate sistematic.

Nu există o valoare a gradului de onorare a comenzilor care poate fi considerată universal bună. Totuși din experiență pot spune că pentru multe companii un grad de onorare a comenzilor din stoc de 95-96% este un compromis foarte bun între satisfacția clientului și eficiența cu care firma asigură disponibilitatea mărfurilor. Creșterea performanței peste acest nivel implică de multe ori creșterea stocurilor până la un nivel nesustenabil sau care erodează randamentul activității economice.

  1. Rotația stocurilor

Rotația stocurilor este indicatorul care măsoară eficiența cu care o companie utilizează stocurile. Formula de calcul este:

De multe ori, mai ales când se fac analize concurențiale sau sectoriale, este greu și costisitor de determinat costul mărfurilor vândute așa că este rezonabil să se înlocuiască costul mărfurilor vândute cu valoarea vânzărilor, această abordare negenerând vreun neajuns atât timp cât este aplicată în mod unitar. Dacă vrem însă să determinăm efectul stocului asupra fluxului de numerar sau să descriem ciclul de conversie a numerarului atunci aproximarea nu mai este acceptabilă. Perioada de referință poate fi un an, un trimestru sau o lună, perioadele mai scurte de un an fiind interesant de analizat mai ales la firmele a căror sezonalitate a vânzărilor este mare. Stocurile utilizate în calcul sunt stocuri medii.

Unitatea de măsură a rotației stocurilor este rotații/an. Intuitiv, acest indicator de eficiență arată câți lei vânzări generează într-un an un leu investit în stocuri. Și în acest caz este imposibil de spus care este valoarea universal optimă deoarece apar variații mari de la un sector de activitate la altul sau de la o firmă la alta. Totuși, practica arată că în multe cazuri valori între 3 și 6 rotații/an sunt suportabile și benefice pentru firme.

Insist oarecum asupra plajei largi de variație a indicatorului funcție de particularitățile afacerii. De exemplu o firmă cu un obiectiv de 95% grad de onorare, care aduce marfă dintr-o țară asiatică de două ori pe an va avea cel mai probabil o valoare subunitară a rotației stocurilor în timp ce o altă firmă, cu același obicetiv de onorare a comenzilor dar care se aprovizionează zilnic de la un furnizor local cu performanțe bune de livrare poate atinge 180 de rotații/an a stocurilor sau chiar mai mult.

Un indicator echivalent cu rotația stocurilor este perioada de stocare, care se măsoară în zile și se calculează cu formula:

Intuitiv perioada de stocare arată câte zile de vânzări medii acoperă stocul firmei. Între rotația stocului și perioda de stocare este o relație de strictă dependență, de exemplu 6 rotații/an ale stocurilor corespund unei perioade de stocare de circa 61 zile iar 2 rotații/an corespund unei perioade de stocare de circa 182 de zile

  1. Stocul neperformat

În fine  am ajuns și la al treilea indicator de performanță și anume nivelul stocului neperformant (sau stoc lent/fără mișcare). Stocul neperformat – măsurat în lei – este un “măr otrăvit”, care împreună cu creanțele clienților incerți reprezintă un pericol major pentru eficiența și siguranța firmei. În funcție de particularitățile afacerii stocul neperformant poate fi definit ca fiind dat de totalitatea produselor care au o vechime în stoc mai mare decât un anumit număr de zile. Perioda la care fac referire poate fi mai mare în cazul firmelor care comercializează produse neperisabile și care au o cerere stabile, caz în care poate fi chiar 6 luni sau un an. În cazul produselor perisabile sau care ies din trend perioda poate fi de ordinul zilelor sau zecilor de zile.

De dorit este ca indicatorul sa aibă valoarea zero dar în practică acest lucru este imposibil. Apreciez că valori ale stocului neperformant care depășesc 5% din valoarea stocului total sunt inacceptabile și generează riscuri semnificative pentru afacere.

În cazul tuturor celor trei indicatori analizele trebuie să se concentreze în egală măsură atât pe valorile de moment cât și pe tendințe. Voi reveni în articolele următoare cu detalii despre fiecare indicator în parte și cu soluții generale de ameliorare a valorii lor.